Phase 1 : Préparation et Planification (Depuis la France)
Avant de partir en Ukraine, j’ai dû établir les bases du projet à distance. Cette phase a nécessité :
1. Étude de faisabilité et définition des besoins
Définition des exigences du groupe ALTIFORT pour le bureau d’études.
Détermination des compétences clés requises (techniciens, ingénieurs, traducteurs).
Identification des outils et logiciels nécessaires (CAO/DAO, simulation, gestion documentaire).
2. Recherche et sélection des partenaires locaux
Identification des prestataires pour la logistique : espace de bureaux, fournisseurs de matériel informatique.
Évaluation du marché de l’emploi en ingénierie mécanique en Ukraine.
Recherche d’agences de recrutement et de traducteurs techniques.
3. Élaboration du cadre juridique et administratif
Création de la structure juridique du BE (filiale, bureau de représentation, ou sous-traitance ?).
Étude des réglementations locales en matière d’embauche et de fiscalité.
Mise en place d’un cadre contractuel pour les futurs employés.
4. Planification du déploiement opérationnel
Élaboration du planning de création du bureau.
Définition des étapes clés : recrutement, installation, formation, montée en charge des projets.
Préparation des supports de formation et des méthodologies de travail.
Phase 2 : Mise en Place du Bureau à Kiev
Une fois sur place, l’enjeu principal était de structurer l’activité et d’assurer un démarrage efficace.
1. Installation et mise en place de l’environnement de travail
Sélection et aménagement des locaux à Kiev.
Achat et installation du matériel informatique et des logiciels spécifiques (SolidWorks, CATIA, AutoCAD, etc.).
Mise en place des outils de communication et de partage de fichiers avec la maison mère en France.
2. Recrutement et constitution de l’équipe
Lancement du recrutement :
Ingénieurs en conception mécanique et fluides.
Techniciens spécialisés en modélisation et simulation.
Un responsable bureau d’études pour la gestion des projets.
Une traductrice technique pour faciliter les échanges avec la maison mère.
Entretiens et sélection des candidats avec un double critère : compétences techniques et compatibilité avec la culture d’entreprise.
Intégration progressive des nouveaux employés dans l’organisation.
3. Formation et standardisation des méthodes de travail
Formation des équipes aux outils et aux standards du groupe ALTIFORT.
Mise en place des bonnes pratiques de conception et des procédures qualité.
Adaptation des process aux spécificités du marché ukrainien et à la communication avec la maison mère.
Sessions de formation régulières pour assurer la montée en compétences.
4. Lancement des premiers projets
Répartition des tâches en fonction des compétences et de la charge de travail.
Tests des flux de communication et validation des process entre Kiev et la France.
Suivi des premières conceptions pour évaluer les performances et ajuster les méthodes si nécessaire.
Phase 3 : Montée en Puissance et Pérennisation
Une fois le bureau d’études opérationnel, l’objectif était d’assurer sa croissance et sa stabilité.
1. Optimisation du fonctionnement et structuration interne
Définition des rôles et responsabilités pour fluidifier le travail d’équipe.
Mise en place d’un système de reporting et d’indicateurs de performance.
Renforcement des échanges avec le siège en France pour assurer un alignement constant.
2. Développement des compétences et fidélisation de l’équipe
Formations avancées sur des outils et méthodologies spécifiques.
Évolution des missions pour intégrer des projets plus complexes et variés.
Mise en place d’un plan de carrière et de perspectives d’évolution pour chaque membre de l’équipe.
3. Consolidation du lien avec la maison mère
Organisation de réunions régulières entre Kiev et la France.
Visites périodiques du management et des experts ALTIFORT pour renforcer la collaboration.
Développement d’une culture d’entreprise commune entre les deux sites.
À l’issue de cette mission, le bureau d’études de Kiev comptait 10 personnes, avec :
Ingénieurs et techniciens spécialisés en mécanique et fluides.
Une traductrice technique, assurant une communication fluide entre les équipes.
Un responsable BE, garantissant l’efficacité et la coordination des projets.
Ce bureau est devenu un atout stratégique pour ALTIFORT, permettant :
✅ Une augmentation de la capacité d’ingénierie du groupe.
✅ Une optimisation des coûts de développement.
✅ Une intégration réussie des talents ukrainiens dans une dynamique européenne.
Enseignements et Perspectives
Cette mission a été une expérience intense et enrichissante, nécessitant :
✔ Une forte capacité d’adaptation à un nouvel environnement culturel et professionnel.
✔ Une approche pragmatique pour gérer à la fois les aspects humains, techniques et administratifs.
✔ Un suivi rigoureux pour garantir la pérennité du bureau d’études au-delà de sa création.
